Les outils numériques au service des associations – Messagerie classique et messagerie instantanée

Descriptif de la formation

Cette formation se déroulera à la fois en présentiel et en visio-conférence (se rendre dans le salon). Elle s’inscrit dans le cadre du dispositif « Vert l’été » de l’Agglo du Beauvaisis https://www.beauvaisis.fr/.

Messagerie classique, listes de diffusion, mailing-listes, messagerie instantanée, partage de fichiers, de documents audio et vidéo, framateam, visio-conférence

Choisir un nom de domaine pour sa messagerie

• Chez un fournisseur de noms de domaine qui va aussi proposer des services de base tels qu’un site web et des adresses de messagerie. Quelques exemples de fournisseurs: https://www.ovhcloud.com ,
  https://www.lws.fr , https://www.o2switch.fr , https://www.ionos.fr
• Prenons comme exemple le nom de domaine club-de-quartier.fr Ce nom
  de domaine est mis à disposition par un fournisseur. Ce fournisseur
  va héberger les services de base : le portail
  https://club-de-quartier.fr et les premières adresses de
  messagerie, dont généralement la plus classique:
  contact@club-de-quartier.fr . Ces services sont paramétrables par
  une interface d’administration simple où on ne fait que cliquer:
  https://cpanel.club-de-quartier.fr . On peut en plus installer des
  logiciels et créer des adresses de messagerie propres à
  l’association, de type prenom.nom@club-de-quartier.fr
• Sinon prendre un compte de messagerie chez des fournisseurs gratuits
  mais respectueux de la vie privée : mailo.com, proton.me,
  tutanota.com, ikmail.com. Ou encore chez des fournisseurs gratuits
  mais mettant moins en avant la protection des données personnelles :
  laposte.net, gmx.com

Gestion de la messagerie par le webmail

• Un navigateur suffit, donc le compte est accessible depuis tout PC mais il faut être connecté. On abordera les points suivants :
• les différents éléments d’un mail, les différents dossiers de
  l’environnement
• brouillons, modèles, carnet d’adresses, import/export, filtres de
  message, ouvrir comme un nouveau message, réponses automatiques,
  redirections

Utilisation du logiciel Thunderbird <https://www.thunderbird.net> (équivalent du logiciel Outlook)

• avantages : on peut travailler sur ses messages en étant connecté et on peut consulter plusieurs comptes mail dans la même fenêtre. On abordera les points suivants :
• configurer un ou plusieurs comptes mail dans Thunderbird
• carnets d’adresse
• filtres
• réponses automatiques
• brouillons, modèles
• ouvrir comme un nouveau message
• sauvegardes
• import/export
• synchronisation contacts et agendas

Échanger par la messagerie classique via une ou plusieurs mailing-listes: chaque message adressé à la liste est distribué à tout le monde et tout le monde peut répondre à tout le monde au sein d’une liste. L’hébergeur propose d’en créer, exemples: liste-bureau@club-de-quartier.fr, liste-ca@club-de-quartier.fr, liste-adherents@club-de-quartier.fr Autre possibilité: https://framagroupes.org

Une newsletter ou liste de diffusion, par exemple pour donner le programme mensuel de l’association

• par des services dédiés tels que
  https://www.canva.com/fr_fr/creer/newsletters/ ou
  https://www.brevo.com/ etc. Ces outils sont certainement
  confortables. En contrepartie, ils doivent utiliser les données
  personnelles, et il faut investir dans une nouvelle plateforme, cad
  créer un compte avec adresse mail et mot de passe, etc. En outre,
  l’outil cherche à ce que l’association fasse tout dans cet outil-là.
• ou par un logiciel intégré à votre portail, exemples Mailpoet pour
  Wordpress ou Icymailing pour Joomla. On est toujours dans son propre
  environnement.

Si les échanges sont nourris et envahissent les boites aux lettres, pourquoi pas la messagerie instantanée

• https://framateam.org (logiciel Mattermost) avec partage de
  fichiers, images, vidéos. Possibilité de passer des appels audio ou
  vidéo entre membres, et même de démarrer une visio-conférence.
• https://framatalk.org cet outil propose des
  conversations, qui peuvent être converties en visio-conférence.
• Messagerie instantanée basée sur un numéro de téléphone, comme par
  exemple Signal, entre autres. Avec
  synchronisation sur PC.

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